En 5 meses, Healthic convirtió su CRM en un aliado del equipo

En 5 meses, Healthic convirtió su CRM en un aliado del equipo (y no una carga)

Healthic llevaba ~3 años con Salesforce, pagando alto por un sistema complejo que no terminaba de adoptarse. La promesa era control y orden, pero en la práctica seguían con procesos manuales, doble captura y reportes difíciles de usar.

La decisión fue clara: migrar a un CRM más flexible, reducir costo total, y conectar el CRM con su ERP (Odoo) para que ventas y operación trabajaran con la misma información.

El reto: un CRM caro, subutilizado y desconectado del ERP

Healthic es una empresa mexicana de tecnología y servicios para el sector salud. Tenían un equipo comercial pequeño (5 usuarios activos) y varios usuarios de consulta.

Lo que estaba frenando el crecimiento no era “falta de herramientas”, era fricción operativa:

• Costo elevado de Salesforce sin retorno claro para lo que realmente usaban.
• Configuración compleja que terminó limitando adopción.
• Cotizaciones y contratos prometidos que no funcionaban como necesitaban.
• Odoo desconectado del CRM, causando doble captura, errores y pérdida de tiempo.

El problema real, en palabras simples: “Pagamos mucho por un CRM que no está alineado a nuestra operación. Necesitamos visibilidad y velocidad, y que se conecte con Odoo.”

La solución: migración a HubSpot + Sales + Service + integración HubSpot ↔ Odoo

El proyecto se ejecutó en fases para asegurar adopción, control de datos y continuidad operativa.

1) Alineación y capacitación (Inicio)

• Onboarding del equipo en metodología y operación dentro de HubSpot.
• Aterrizaje de proceso comercial y definiciones operativas.

2) Implementación de Sales Hub Pro (Meses 1–3)

• Pipeline comercial estructurado con etapas claras.
• Propiedades personalizadas y reglas para estandarizar captura.
• Automatizaciones de seguimiento y notificaciones.
• Cotizaciones nativas desde el CRM, eliminando un dolor histórico.

3) Implementación de Service Hub Pro (Meses 2–3)

• Mesa de ayuda para ordenar solicitudes y soporte.
• Tickets por prioridad y criterios de SLA.
• Base de conocimiento para autoservicio.

4) Integración custom HubSpot ↔ Odoo (Meses 2–4)

• Definición de alcance de sincronización y criterios anti-duplicados.
• Middleware personalizado para sincronización bidireccional.
• Conexión de entidades clave (contactos, empresas, deals y la información necesaria para operación).
• Implementación cuidando la continuidad del negocio.

5) Migración desde Salesforce (Mes 1)

• Migración y depuración de datos.
• Validación pre y post migración.

6) Entrenamiento y soporte (Meses 4–5)

• Capacitación a vendedores para uso diario.
• Soporte y ajustes post-arranque.

Qué cambió para el equipo

Antes: un CRM que no se terminaba de adoptar + un ERP (Odoo) operando por separado.

Después: un HubSpot “usable” por el equipo, con proceso claro y una ruta definida para integrarse con Odoo (sin prometer una integración ya implementada).

En la práctica, el cambio se notó en:

• Velocidad para cotizar y dar seguimiento.
• Calidad de datos por estandarización de captura.
• Visibilidad del pipeline sin depender de configuraciones avanzadas.
• Menos fricción operativa al simplificar el proceso y reducir trabajo manual.

Resultados

Adopción

• Usuarios con acceso a HubSpot: 9 (principalmente gerentes de ventas de las 3 líneas de negocio, dirección comercial y algunas personas administrativas).
• El foco de uso en HubSpot es el proceso B2B de proyectos (instalaciones / sanitización para hospitales). El día a día operativo de otras líneas vive más en Odoo.
• Comparativo cualitativo vs Salesforce: el equipo reporta una herramienta más amigable, con menos fricción por simplificación del proceso, y con mejoras claras en cotizaciones y forecast.

Proceso y visibilidad

• Antes, varios reportes y visibilidad de pipeline requerían trabajo manual y se prestaban a errores.
• Con HubSpot se buscó tener datos más “reales” con un proceso más simple, más estandarizado y con automatizaciones.

Duplicados y calidad de datos

• Uno de los objetivos fue reducir duplicados (en Salesforce se generaban con facilidad).

Lo que reportó el equipo 

En conversación con el equipo, la retroalimentación fue consistente:

• HubSpot se percibe como una herramienta más amigable que Salesforce.
• Se redujo fricción al simplificar el proceso y quitar pasos innecesarios.
• Se habilitaron mejoras clave que habían quedado pendientes en Salesforce, especialmente en:
  • Cotizaciones.
  • Forecast (visibilidad proyectiva del pipeline), resuelto con workflows y automatizaciones.
• Se buscó tener datos más confiables reduciendo trabajo manual y errores (incluyendo duplicados).

Equipo del proyecto

Hint

• Manuel Briceño (PM / Systems)
• Carlos Rubio (integración)
• Equipo de apoyo Systems y Web

Healthic

• Sponsor / contacto principal: José Mejía
• Partner técnico: José González (Hanova Consulting)
• Equipo comercial y de servicio

Si tu empresa hoy usa un CRM “pesado”, caro o desconectado del ERP, el problema no es la herramienta: es la fricción que te cuesta tiempo, control y seguimiento.

En Hint ayudamos a migrar CRMs y conectar operaciones (CRM ↔ ERP) para que el equipo adopte el sistema y los datos sí sirvan para tomar decisiones.

Siguiente paso

Si te hizo sentido este enfoque, aquí puedes agendar una charla breve para revisar tu escenario: https://meetings.hubspot.com/miguelrc/prospeccion.

Datos del proyecto

• Cliente: Healthic
• Industria: Salud
• Servicios incluidos: Sales Hub, Service Hub, Integración CRM, Migración CRM, Capacitaciones, Soporte
• Valor del proyecto: MXN $186,300
• Periodo: junio–octubre 2025