Comienza a definir los KPIs para tu equipo de ventas

Seguramente has escuchado hablar de estas siglas y tienes mínimo una idea general, si no es que una noción muy completa de lo que son los KPIs o bien, indicadores clave.  Si ya estás aplicando métricas clave dentro de tu equipo, significa que vas por buen camino.

De cualquier manera, es importante definir el tema. Las siglas de KPIs significan Key Performance Indicators, es decir son unidades de medida clave que permiten evaluar el rendimiento de un determinado proceso. ¿Estás de acuerdo que toda venta necesita medición de resultados?

¿Cuáles son las ventajas de establecer KPIs en mi proceso de ventas?

La frase tan mencionada de William Thomson Kelvin nunca dejará de tener validez y relevancia:

 Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre.

Medir es necesario para cualquier gestión, ya sea que hablemos de temas administrativos, contables, fiscales y por supuesto de ventas. Así que enlistamos las ventajas principales de contar con KPIs :

1. Comparación de métricas: Además de monitorear las métricas actuales para saber si se están alcanzando o no, podemos compararlas con un periodo similar de año anterior, ya que en ocasiones por el tipo de negocio hay periodos altos y bajos. Es por eso que es bueno comparar periodos semejantes para identificar si se va por buen camino y en caso negativo, realizar ajustes en tiempo.
   
   
2. Ajustar y mejorar estrategia. Si detectas que no se están alcanzando los indicadores, es momento de revisar qué acciones se están llevando a cabo y analizar cuáles no están dando resultados para cambiarlas. O bien, para replicar las que sí te están dando los resultados esperados.
   
   Lo importante, es que no esperes a que termine un periodo largo para revisar si se está alcanzando la meta o no, ya que el hacerlo a tiempo te dará un margen para poder redefinir estrategias y hacer todo lo posible por lograr tus objetivos.
   
   
3. Facilitan tomar decisiones adecuadas. Tener KPIs te impulsa a desarrollar la capacidad de análisis, ya que es necesario interpretar datos para tomar decisiones, asegurarse que los datos son fiables y a usarlos para pensar de forma empírica, es decir basado en tu experiencia y en la observación de los hechos.

Cómo definir KPIs para un equipo de ventas

Si eres líder de ventas o formas parte del equipo, es importante que tengan control de lo que está pasando y de lo que está haciendo o dejando de hacer cada integrante, de esta manera podrás detectar situaciones antes de que surjan problemas que sean complicados o imposibles de solucionar.

Para los equipos de ventas recomendamos 2 rubros de indicadores:

• Productividad. El objetivo es medir el desempeño en base a sus actividades, evaluar el desempeño del equipo, identificar éxito o fracasos, así como buenas prácticas que estén haciendo para compartirlas con todo el equipo.
  
  👉 Ejemplo: % de leads contactados, tiempo de atención y promedio de actividad al mes del equipo y de cada integrante.
  
  
• Efectividad. Sirven para realizar seguimiento en el embudo de ventas, rastrear cómo avanzan los negocios, en dónde se estancan, etc.
  
  👉 Ejemplo: Tasa de conversión, negocios creados y cerrados, tiempo de cierre y % de negocios perdidos o ganados.
  
  

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Tus KPIs dependerán del tipo de negocio, sector, tamaño del equipo y otras variables. Te sugiero considerar lo siguiente para definirlos:

• Objetivos de venta
• Datos que a las diferentes áreas les interesa conocer
• Lo que ayude a que el equipo rinda más
• Etapa del proyecto
• Medir todo lo que aporte valor

Midiendo la productividad del equipo

Cuando tienes un equipo de ventas no solo es necesario, si no es “obligatorio” medir su productividad, no por el hecho de rastrear todo lo que hacen con el objetivo de “perseguirlos”, si no para identificar en qué momento puedes ayudarlos y saber cómo hacerlo. 

En un buen CRM como HubSpot podrás monitorear los KPIs de actividades, te recomiendo tener estos bajo la mira:

• Tiempo de atención.
• Promedio de actividades.
• Meetings agendados. 
• Tareas completadas. 
• Tiempos en llamadas.
  
  

Tips para equipos de ventas que utilizan HubSpot:

• Estos datos puedes obtenerlos de la herramienta de analíticas o haciendo un informe personalizado desde HubSpot.
• Un tip es verlos a nivel grupal e individual; podrás saber si alguien del equipo está saliéndose de la media grupal, por ejemplo identificar si alguien está tardando más en atender los leads asignados.
• Realizar un panel con todos los KPIs de manera histórica, que puedas usar cada vez que necesites consultar cómo va tu equipo de ventas. 

Indicadores clave para la calificación de leads 

Además de las actividades de ventas es importante que se monitoree si están llevando a cabo la calificación de los leads asignados. Esta actividad es muy sencilla; si ya lo llevas a cabo sabrás que basta con tener una propiedad definida para eso y el vendedor solo tendrá que actualizar conforme conozca el grado de interés de su prospecto.

Esto da pie a saber qué tan calificados o no están los leads, lo cual ayuda a mejorar las estrategias de obtención de los mismos.

Los tipos de indicadores que te sugiero definir son:

• Positivos. Identificar en cuánto tiempo califica a los prospectos a partir de la asignación, porcentaje de leads positivos respecto a los asignados, fuente de prospección y cantidad de venta cerrada.
• Descartados. Este indicador te permite conocer el tiempo de descarte desde la asignación así como los motivos principales de descarte. Ten en cuenta realizar informe de motivos de descalificación que incluya la fuente de prospección para poder alinear con marketing las estrategias.

El equipo siendo parte de los KPIs

Sin un equipo involucrado y comprometido es muy difícil que los KPIs se logren, así que como líder de ventas necesitas hacerlos parte de estos objetivos y enfocarlos a su cumplimiento. Seguramente sabrás la mejor manera de lograrlo pues eres el experto en tu producto o servicio así como del proceso de ventas establecidos. 

Ten en cuenta que el equipo de ventas debe estar orientado a resultados, por lo cual los KPIs deben contener objetivos SMART: 

• Specific (específico): ¿qué quieres conseguir en tu área focal?
• Measurable (medible): ¿qué KPI o indicadores se pueden utilizar para medir su eficiencia?
• Attainable (alcanzable): ¿es razonable respecto de la situación interna y externa de la empresa?
• Relevant (relevante): ¿por qué le interesa a tu empresa o a tus clientes?
• Timely (a tiempo): ¿cuándo se tiene que conseguir esta meta?

(Fuente: HubSpot)

Finalmente, es bueno considerar que los KPIs impulsan a que todo el equipo se dirija hacia la misma dirección, con un buen liderazgo y seguimiento, fomentarán el trabajo en equipo y el cumplimiento de objetivos.