Cómo automatizar tu CRM para las ventas

Carlos Rico

Por: Carlos Rico, Consultor Inbound. 3 de diciembre de 2019

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Vivimos en un mundo en el cual la tecnología no deja de evolucionar y nosotros no podemos quedarnos atrás, así que debemos transformarnos con ella.

Una de las artes más antiguas en la existencia de la humanidad es la venta, siempre ha existido y si lo piensas bien, todos estamos vendiendo algo en todo momento –así como yo, que ahora intento vender que soy capaz de escribir un artículo–.


Las ventas, así como la tecnología, también han evolucionado y una de sus muchas formas se respalda por la metodología Inbound.

En este momento te debes estar preguntando, ¿por qué el título de este artículo es sobre automatizaciones y me están hablando sobre ventas? Pues la respuesta es sencilla; la automatización facilita las ventas, en especial en el mundo Inbound.

La automatización facilita y hace eficientes las ventas.

Las automatizaciones acompañan a nuestros leads durante todo el camino que recorren hasta convertirse en una venta. Crear un workflow que se encargue de enviar un correo a los que llenaron un formulario, otro para asignarles un asesor encargado de atenderlos, responder a cualquier persona en cualquier parte del mundo en cualquier momento y además de forma personalizada, entre muchas más increíbles funciones.

Muchas veces esto es todo lo que se automatiza, pero existe un amplio mundo de posibilidades cuando de automatizaciones se trata.

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Crea un workflow desde hubspot

ALTO, estoy hablando de automatizaciones como si fuera lo más normal del mundo y quizá alguien a este punto de la lectura no tiene idea de cómo realizar una.

Crear un workflow en Hubspot es sencillo y aquí les va la receta:

  • Hacer una lista de segmentación

Para hacer una, necesitaremos filtros, los cuales se basan en propiedades de contacto, de negocios, llenado de formularios e incluso pertenencia a otras listas. Estas listas podrán ser definidas por un periodo de tiempo y se pueden hacer inclusiones y exclusiones utilizando conectores lógicos “y”, “o”. Un ejemplo de uso de estos conectores lógicos es, si buscas que uno de tus filtros sea que un contacto cumple con “una propiedad y además, pertenece a una lista” significa que estás siendo excluyente de todos los demás que no cumplan con esas dos cosas. Pero si además agregas “o cumple con otra propiedad, ha llenado este formulario y pertenece a otra lista” estás incluyendo a ambas segmentaciones.

  • Ejecución condicional “si, entonces” de acciones

Al crear un workflow se te pedirá una acción que sea la que dispare o haga que la automatización inicie, para esto es que debimos crear una lista de segmentación pues la acción más común es la pertenencia a una lista. Ahora, el resto de las automatizaciones funcionan con base en lógica condicional y se van creando ramificaciones; esto quiere decir que nosotros podremos decidir: “Si ocurre está acción, entonces sucederá esto, si no ocurre sucederá esto otro”. De ahí seguirán saliendo más y más ramificaciones hasta que se completen todas las posibles acciones que pueda realizar un contacto y lleguemos al final del workflow.

  • Automatiza según sus acciones, califica a tus prospectos

Esto podrás realizarlo con base en las propiedades que ha llenado el prospecto en tus formularios y a los movimientos que ha realizado en tu sitio web. Con esto podrás medir qué tanto interés está mostrando en tu producto y por ende saber qué prospecto está más calificado o próximo a cerrarse que otro.

Usualmente estos son llamadas oportunidades calificadas por marketing (MQLs), los cuales deberán ser calificados por la fuerza de ventas, siendo de suma importancia tener el visto bueno de que son factibles a convertirse en una venta, de no serlo deberán dar una retroalimentación o de lo contrario, no se podrá mejorar la calificación de los mismos. Teniendo el visto bueno, y al convertir estos leads en calificados por ventas (SQLs), se confirma que realmente son buenos prospectos y por tanto que nuestra automatización funciona. 

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  • Automatiza su movimiento en el pipeline de ventas

El proceso natural de un prospecto que ha pasado los filtros de calificación de marketing y de ventas es el de convertirse en una oportunidad, es decir, ya existe un negocio asociado a nuestro prospecto.

Usualmente se espera, o queremos que los asesores le den un buen uso al CRM de ventas durante el recorrido de los negocios entre etapas, actualizar propiedades y el monto del negocio. Mientras por un lado esto asegura que están dando un correcto seguimiento, ¿cuánto tiempo más tendría nuestra fuerza de ventas para dedicarse a cerrar, si automatizamos todo lo anterior?

Utilizando workflows de negocios, ¡podemos hacerlo! A diferencia de los workflows para contactos, estos te permiten modificar todo lo que suceda en los negocios y replicarlos en los contactos (si quieres copiar el contenido de una propiedad de negocio en una de contacto, por ejemplo). 

La diferencia con un workflow de contactos, es que en el de negocios las acciones que activan un workflow suelen ir más de la mano de que un prospecto pertenezca a un pipeline de ventas o que haya tenido un movimiento en etapas en el mismo.

Por ejemplo, si tenemos definidos los productos que vendemos y conocemos su costo, podemos automatizar que, dependiendo del producto que se haya vendido, se llene automáticamente el monto del negocio. Esto asegurará que tengamos indicadores monetarios certeros que nos dirán si nuestra estrategia está siendo rentable o no.

  • Automatiza el seguimiento

Algo que siempre será un reto es el correcto seguimiento que ofrece la fuerza de ventas a sus prospectos. 

Con una combinación de propiedades de actividad, delays y las lógicas condicionales, podemos automatizar el envío de correos de seguimiento para que nuestros prospectos sepan que permanecemos al pendiente de su situación, así como correos internos y asignación de recordatorios para nuestros fuerza de ventas.

Ningún prospecto se nos pasará por alto o se perderá en nuestra montaña de leads si automatizamos los recordatorios y tareas de seguimiento. Bastará con que nuestro equipo de ventas se acostumbre a siempre revisar el apartado de tareas y al instante notarán el cambio en los resultados.

Automatiza, da seguimiento y cierra más clientes

Aprender a crear automatizaciones en Hubspot es un proceso relativamente sencillo, basta con que conozcas las propiedades que manejas en tu CRM, que utilices tu lógica, que definas qué es lo que quieres automatizar y por supuesto, que hayas aprovechado la certificación gratuita sobre Hubspot Sales Software que se da en Hubspot Academy.

De igual forma, siempre podrás contar con el apoyo de una agencia inbound que podrá ayudarte a marcar la diferencia y facilitar aún más tu proceso. ¿Quieres mejorar tus cierres? Hemos creado esta guía especialmente para ti, descárgala y aprende todo sobre el proceso que necesitas seguir para incrementar exponencialmente tus oportunidades de venta.

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Topics: Hubspot, ventas, CRM

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