Home Office y Hint: Una historia de éxito y productividad

Son las 9:07 am en un miércoles, Erandi está terminando de desayunar en el comedor de su casa. Va a un poco tarde al trabajo porque se atrasó en el gimnasio pero a las 9:09 am, ya ha encendido la computadora y a las 9:10 ya está lista para trabajar… desde casa. Así inicia un nuevo día de trabajo en Hint.

Erandi trabaja en “Home Office”, el nombre para el trabajo remoto, fuera de las oficinas e instalaciones de una empresa. Y aunque el concepto existe desde hace más de una década en países como Estados Unidos, Canadá o Reino Unido, en México esta modalidad de trabajo sigue sin despegar ni ser aplicada en muchas empresas.

En nuestro caso, nos encontramos escribiendo una bonita historia de amor con el Home Office y estamos cada vez más comprometidos con esta relación. Sin embargo, ésta, como todas las grandes historias de amor tuvo un inicio:

El nacimiento del Home Office en Hint

El amor no es fácil, necesita compromiso y un objetivo compartido que rinda frutos a largo plazo. Así como iniciar una relación amorosa, llevar a nuestros colaboradores a una modalidad de trabajo remoto no fue una decisión que se tomó a la ligera, aunque todo se dio de manera natural y por diversas razones:

La idea había estado rondando tiempo atrás. Queremos que los colaboradores puedan trabajar en espacios donde se sientan cómodos y tengan la privacidad suficiente para poder concentrarse. Nuestro modelo de oficina es de tipo abierta y para el trabajo, más que nada de generación de ideas, en algunos momentos puede haber distracción”  

Eduardo del Torno, Gerente de Operaciones en Hint.

El tema de oficina abierta tiene grandes ventajas pero también algunos inconvenientes entre los que se encuentra el tema de las distracciones. No todos realizamos el mismo trabajo y algunos de nosotros necesitamos de mayor concentración que otros para desempeñar nuestras tareas. Esto fue lo que detonaron los primeros acercamientos y coqueteos con nuestro querido Home Office.

La idea surge por distintas necesidades: primero por el espacio reducido, en segundo lugar por el número de personas, que en un abrir y cerrar de ojos creció de manera importante en el último año y todavía hay planes de seguir creciendo y el tercero es el ruido y las distracciones que se genera”  

Rosely Dzib, Coordinadora de Negocios y Administración.

Aunque al inicio hubieron algunos encuentros exitosos, teníamos ciertos temores y retos que forman parte de cualquier decisión que involucra comprometerse seriamente en una relación:

Temores al implementar Home Office en tu empresa

• Uno de los más grandes temores (lo conocemos muy bien, nosotros mismos lo experimentamos) es la falta de supervisión sobre el trabajo de alguien que no se encuentra físicamente en la oficina.
• Otro miedo se relaciona con cómo medir la eficiencia y calidad del trabajo de alguien que trabaja desde casa.

Retos de la implementación de Home Office

• ¿Cuáles son las reglas del juego? Cuáles y cómo se implementan los horarios de trabajo, las formas de contacto y las maneras de medir la calidad y eficiencia del trabajo de un empleado que trabaja remotamente.
• Cómo lograr que un empleado remoto comparta la cultura de la empresa, se sienta parte de ella y se comprometa con el trabajo que realiza.

Antes de iniciar en serio con el Home Office evaluamos los pros y contras, además de que nos documentamos seriamente sobre los beneficios y experiencias que empresas como Hubspot han obtenido de este experimento y que ofrecen estadísticas interesantes:

1. Un popular estudio del sitio CTrip en China indicó que al llevar a sus empleados a Home Office, el número de llamadas que los trabajadores realizaron para cerrar nuevos negocios aumentó en un 13.5%. Este número era equivalente a un día de trabajo en la semana.
2. De acuerdo a la encuesta de TINYpulse los empleados que trabajan de manera remota son más felices y productivos.

Convencidos de los beneficios, y con fe en que esta relación iba a funcionar, en el 2017 nos comprometimos al 100% con el Home Office y realizamos nuestra primera contratación de tiempo completo trabajando desde casa.

Erandi Cerón, redactora en Hint

Todo empezó con un “el puesto es de Home Office”. Debo aceptar que en el momento no le di gran importancia, al final lo que importa es que el trabajo se haga y cumplir con las demandas de tu cargo.

A pesar de ser un gran reto en términos de productividad y organización, también tiene la flexibilidad suficiente para hacer del trabajo algo completamente disfrutable y que me permite adaptar mi rutina diaria.

Con la estabilidad de un trabajo convencional y las comodidades de un trabajo freelance, definitivamente es un modelo que aunque no es para todos, resulta sumamente estimulante y tiene alcances creativos que no se ven afectados por la monotonía de trabajar en una oficina”

Home Office: Una historia de amor que todavía se escribe

Como todo en el ámbito humano, nada puede ser perfecto y como toda buena relación, trabajamos todos los días por mejorar:

Para implementar el trabajo desde casa es importante tener establecida una cultura organizacional y determinar qué tan profunda quieres que sea la relación de los colaboradores con la empresa. Contar con metodología, procesos y mecanismos de control que estén implementados a lo largo de todas las funciones en la operación, no tienen que ser perfectos, pero es importante que estén presentes.

Eduardo del Torno.

Actualmente nuestros procesos y mecanismos son claros para ambas partes:

• Hay horarios establecidos en donde los colaboradores deben estar disponibles para comunicación sobre el trabajo operativo.
• Tenemos objetivos claros que se deben ser alcanzados: entregas que deben estar listas en fechas determinadas.
• Existe una asignación de tareas y medición de tiempo por tarea, esto se hace a través de Teamwork.
• Hay comunicación constante a través de Slack, email y Teamwork.
• Juntas semalaes y reuniones a través de videollamadas para conocer estatus de trabajo e integrar a todos los miembros del equipo.

Hoy en día, tenemos a departamentos completos en un esquema de Home Office, como lo es diseño y redacción.El resto de los colaboradores podemos agendar 2 días a la semana. La relación es joven pero creemos que tenemos un buen futuro con ella.

No podemos decir que todas las empresas y agencias deban utilizar el trabajo remoto, pero si te preocupa por el bienestar de sus empleados y colaboradores, y además busca alcanzar mejores porcentajes de productividad y ahorro de recursos, entonces definitivamente te invitamos a iniciar un pequeño experimento y conocer cómo el Home Office te puede ayudar a crecer.