10 Automatizaciones que debes usar en tu proceso de ventas

Los workflows son las herramientas de automatización que te serán de gran utilidad en tu CRM de HubSpot. Recordemos que los flujos de trabajo representan una serie de acciones automatizadas en las que podemos inscribir contactos en base a datos de comportamiento de una persona o de su información de contacto.

Los workflows en el área de ventas te ayudarán a eficientar el proceso de atención y cierre de negocios, permitiendo que tu equipo se enfoque en su función principal que es vender y dedique menos tiempo en tareas administrativas.

¿Cómo construir un workflow con HubSpot?

Antes de comenzar a construir un workflow te sugiero tener claro qué es lo que quieres conseguir o cuál es el objetivo de tu automatización, ya que eso te ayudará a definir los pasos que veremos más adelante. 

Posteriormente, puedes diagramar el proceso utilizando herramientas digitales como Funnelytics o Lucidchart en dónde puedes realizar mapeo de procesos. Desde ahí puedes explicar a tu equipo cómo será alguna automatización, recibir retroalimentación de ellos y hacer ajustes al momento para luego plasmarlo en HubSpot.

Ahora te explicaremos los pasos para crear un workflow en HubSpot:

1. Primero debes elegir si tu workflow estará basado en contactos, empresas, negocios, tickets, cotización, conversación o en envío de comentarios. Para eso analiza sobre qué tipo de registros necesitas tomar acciones.
   
   
   
   
2. Establecer el activador de inscripción. Son los criterios que debe cumplir el contacto para poder inscribirse en tu workflow, pueden ser propiedades de contacto.
   
   👉  Por ejemplo: las personas que sean de la Ciudad de México, también puede ser basado en comportamiento al seleccionar a todas las personas que hayan llenado un formulario en específico.
   
   💡 Ten en cuenta que puede ser uno o más criterios, la idea es que desde el inicio establezcas las características que deben cumplir las personas que entrarán al workflow.
   
   
   
   
   
   
3. Definir acciones.  Las actividades que se realizarán cuando se cumplan los criterios o activadores de inscripción. Las principales acciones son enviar correos, crear tareas, enviar notificaciones al equipo interno o inscribir en otros workflow.
   
   
   
   
   
   
4. Usar bifurcaciones. Esta función es opcional, pues no en todos los casos lo necesitarás. La bifurcación si/entonces te permite dirigir a los contactos por una ruta u otra dependiendo del cumplimiento de las condiciones elegidas.
   
   👉 Por ejemplo: puedes mandar a una ruta a los que en la propiedad de género indicaron que son mujeres y a otra a los que indicaron son hombres, de esa manera les compartes información personalizada en cuanto a los productos que pueden interesarles. 
   
   
   
   
   
5. Agregar retrasos. Esta es otra función que resulta opcional dependiendo de las necesidades, pues sirven para añadir un intervalo de tiempo entre acciones.
   
   👉 Por ejemplo, establece que 24 horas después de haber enviado el primer correo se envíe el segundo, para evitar con esto que el contacto reciba muchos correos de tu parte el mismo día, ya que podría ser confundido con spam.
   
   
   ⭐️ TIP: Consulta la pestaña de Configuración en dónde puedes definir el horario en el que deseas se ejecuten las acciones, eligiendo que sea en cualquier momento o en horas específicas, puedes usar esta última opción para cuando necesites enviar correos solo en horario laboral.
   
   
   
   
6. Finalmente asigna un nombre a tu workflow, elige Revisar y publicar para activarlo.
   
   
   De esta forma ya has creado un workflow, procura revisarlos cada determinado tiempo para saber si genera algún error a futuro (no necesariamente por una mala construcción) y para conocer el rendimiento, es decir, datos como cantidad de contactos inscritos, tasa de conversión, tendencia de correos, correos entregados, entre otros datos. Todo esto te permitirá definir si requieres hacer ajustes en alguna automatización  o te está dando buen resultado.

10 Automatizaciones que debes tener en tu proceso de ventas

Los workflows en un CRM  tan completo como HubSpot pueden estar destinados para el área de marketing, ventas o servicio. En esta ocasión, te compartimos cuáles son los workflows que de manera muy puntual te recomendamos tener en el área de ventas y el beneficio de cada uno.

1. Contacto asignado: Una vez que el prospecto ya ha sido calificado por marketing para ser asignado a un asesor de ventas y cuando esto ocurra, el propietario del contacto debe recibir una notificación ya sea dentro del CRM o a través de un correo.
   
   👉 En este aviso, es recomendable que pueda visualizar información principal del contacto, es decir el nombre, correo y teléfono. Te sugiero que se asigne una tarea al propietario del contacto indicando en cuánto tiempo debe atender a su nuevo prospecto.
   
   💡 Recuerda que la atención debe ser en el menor tiempo posible, pues no deben esperar que el prospecto “se enfríe” pues si eso sucede, va perdiendo interés en lo que espera recibir de ustedes como empresa.
   
   
2. Recordatorio de atención al contacto. Hablando de atención oportuna, esta automatización tiene como objetivo enviar una notificación al propietario del contacto cuando aún tenga pendiente atender a su prospecto después de cierto tiempo de que se le asignó. Esta notificación debe ser máximo 24 horas de haberse asignado un contacto y que éste siga sin presentar actividad de venta o que su estatus no se haya actualizado.
   
   💡Si lo consideras necesario a la notificación se puede incluir al líder de ventas, no para dejar mal al vendedor si no para que el líder pueda estar enterado y validar con el vendedor si necesita apoyo.
   
   
3. Prospecto calificado. Ya sea que utilices la propiedad “Estado del lead”  u otra para ir actualizando el grado de interés de tu prospecto, debes tener como mínimo una opción que indique que el prospecto está calificado por el vendedor, es decir que cumple con los parámetros que hayan definido para considerarlo como un cliente potencial.
   
   Cuando el vendedor elija esta opción de “Prospecto calificado” la etapa de ciclo de vida cambiará de manera automática a SQL (Lead Calificado por Ventas). De esta manera, el vendedor no tiene que cambiar otra propiedad como la de etapa de ciclo de vida, ya que eso será en automático debido a su elección anterior. Esto te ayudará a medir cuántos contactos ya están calificados y cuántos aún no llegan a esa etapa.
   
   
4. Descartar prospectos. Así como mencionamos la opción anterior que resulta positiva, también debemos contar con una opción negativa dentro de la propiedad “Estado del lead”, la cual sirva para registrar que un prospecto no califica o no es apto para ser nuestro cliente en este momento.
   
   Esto puede deberse a que no tiene el presupuesto adecuado, a que perdió el interés o se fue con la competencia. Lo que debes definir en la automatización es que cuando elijan esta opción negativa, la etapa de ciclo de vida cambie a “Otro”, lo cual te permitirá medir cuántos contactos ya han sido descartados, los cuales no seguirán en atención de un vendedor.
   
   De la misma manera que la automatización anterior, esta te ayudará a que el vendedor no tenga que actualizar dos propiedades diferentes cuando descarte un prospecto.
   
   
5. Crear negocio. En el CRM de HubSpot tenemos la opción de crear manualmente los negocios, sin embargo lo recomendable es hacer uso del workflow para crearlos, ya que muchas veces cuando los equipos de ventas generan negocios manualmente omiten capturar ciertos datos importantes como el contacto asociado a dicho negocio, en dónde ya tenemos registrado el correo, teléfono, producto de interés, etc.
   
   Para crear el negocio automáticamente puedes hacer uso de la propiedad “Estado del lead” con el valor “Negocio abierto” y construir la automatización para que se genere el negocio copiando los datos que ya existen en el contacto e incluso asignando como propietario del negocio al mismo vendedor que es propietario del contacto. Con esta automatización evitarás que se omita información, pues ya no dependerás de la creación manual del negocio.
   
6. Negocio ganado. Puedes tener un workflow para que cada vez que un negocio sea cerrado como cliente, el vendedor que sea propietario del negocio reciba una notificación felicitándolo o solicitando que registre algún dato importante en caso que sea necesario.
   
   💡 Recuerda que la motivación y reconocimiento al equipo de ventas es muy importante para recordarles que van por buen camino.
   
   
7. Descartar negocios. Cuando la etapa del negocio sea cambiada a “Perdido” por el vendedor, el workflow te ayudará a cambiar la etapa de ciclo de vida a “Otro”, lo cual te permitirá llevar un conteo de los contactos que ya están descartados.
   
   
8. Recordatorio de seguimiento. De acuerdo a las opciones que utilices en la propiedad “Estado del lead”, te sugiero que definas tiempos máximos en los que un contacto puede permanecer en ciertos valores.
   
   👉 Por ejemplo si en la propiedad “Estado del lead” cuentas con el valor “Sin respuesta” para representar a los prospectos que no te han contestado las llamadas o correos, puedes generar un workflow que se active cuando el prospecto lleva 48 horas “Sin respuesta” y asignarle la acción de crear una tarea al “propietario del contacto” (vendedor) para que retome el seguimiento haciendo una actividad diferente como enviar WhatsApp o llamarle por teléfono.
   
   💡 Esta automatización ayudará a no olvidar a los prospectos que no contestan en la primera oportunidad.
   
   
9. Productividad del equipo de ventas. Si bien, no hay una cantidad obligada de actividades de venta que un contacto deba tener, sí puedo asegurarte que puedes definir una cantidad mínima en un tiempo determinado.
   
   👉  Por ejemplo: si hace 7 días un contacto no registra una actividad (correo, tarea, llamada o reunión) o un contacto asignado hace 10 días sólo presenta 1 actividad, ya debería ser una señal de alarma.
   
   💡  Un contacto no debería pasar tanto tiempo sin recibir seguimiento, es por eso que debes tener una automatización que mande una notificación, tarea o correo al vendedor para recordar que debe retomar seguimiento lo antes posible.
   
   
10. Cambios en la etapa del Pipeline. Siendo el Pipeline una estructura que permite conocer el estado de tus oportunidades de negocio a través de las diferentes etapas que lo componen, te sugiero que realices workflows que desencadenan acciones cuando un negocio pase a ciertas etapas.
    
    👉  Por ejemplo: cuando el negocio del giro de la educación sea movido a la etapa Admitido, enviarle un correo al estudiante para avisarle que su examen fue aprobatorio, felicitarlo e informarle los siguientes pasos del proceso.

Estas son solo algunas de las principales automatizaciones que usamos para agregar fuerza al área de ventas.  La cantidad y complejidad de automatizaciones que puedes tener en tu CRM dependerá de tu proceso o de lo que consideres que mejor funciona para tu negocio.

💡  Recuerda que las automatizaciones no son para suplir a la parte humana, son para ayudar a eficientar el tiempo de los vendedores y para agilizar el proceso que llevan a cabo tus prospectos para que se conviertan en clientes en menor tiempo.

Si tienes dudas o quieres que te ayudemos mándanos un mensaje que podemos apoyarte con automatizaciones personalizadas según tu proceso de ventas y la construcción actual de tu CRM.