El éxito de la estrategia de Inbound Sales para Anáhuac Querétaro

La Universidad Anáhuac Querétaro es una institución privada con el enfoque de brindar una educación integral a sus alumnos, ayudando a su formación como líderes de acción positiva. Actualmente se encuentra en el top 10 de universidades en México, así como dentro del 2% de mejores universidades del mundo, gracias a la calidad de su oferta académica y su certificación internacional. 

Antecedentes del proyecto

Durante más de 4 años, Hint ha trabajado con la Red de Universidades Anáhuac, apoyando a sus distintos campus, a través de estrategias Inbound, a lograr sus objetivos de negocio.

Hemos tenido éxito en el pasado con estrategias de rediseño de Sitio Web, integraciones de tecnología e Inbound Marketing.

Durante el 2021, el campus Querétaro solicitó ayuda para mejorar el rendimiento de su equipo de Asesores Preuniversitarios, quienes son los encargados de llevar todo el proceso de admisión para alumnos de nuevo ingreso al nivel de Licenciatura. 

El reto del negocio

El reto principal que se presenta al inicio del proyecto es el de aumentar la productividad del equipo de ventas dentro de la herramienta HubSpot Sales, específicamente cuando se trata de los tiempos de respuesta de los vendedores hacia prospectos. 

De igual manera, se tomó como reto importante el uso correcto y el aprovechamiento de todas las herramientas que brinda HubSpot Sales Pro:

• Plantillas: textos de correo electrónico pre-configurados con opciones de personalización a través de propiedades o tokens. Esta herramienta ahorra tiempo a los Asesores cuando se trata de comunicación repetitiva. 
• Registro de llamadas: correcta documentación de la comunicación telefónica, asignando valores específicos a cada una de ellas, para tener una mejor visibilidad de las acciones del día a día de los asesores. 
• Secuencias: agrupaciones de actividades que obedecen automáticamente una ruta de comunicación, según las acciones que cada contacto vaya tomando dentro de la ruta establecida. 
• Documentos: oportunidad de tener registrados y a la mano los documentos importantes para el proceso de admisión.

La solución: Estrategia de Inbound Sales

El equipo de Hint estructura un plan de trabajo dividido en 3 meses continuos de servicio, y 4 meses posteriores de refuerzo del trabajo.

Etapa 1 - Auditoría y capacitaciones

1. Auditoría

• 0 fragmentos y plantillas creados
• 45 documentos cargados de los cuales sólo 4 se estaban compartiendo

• 0 secuencias creadas

• 559 reuniones "sin valor", lo que representaba el 96% del registro total de reuniones

• 43 llamadas "sin valor", lo que representaba el 14% del registro total de llamadas

• Tiempo promedio de respuesta de 23 días

2. Capacitación para Asesores Preuniversitarios

3. Monitoreo de avances 

En el último mes de la primera etapa de proyecto, el equipo realizó un monitoreo de avances a partir de las capacitaciones brindadas y una segunda auditoría que consideraba los mismos temas que la del primer mes, sin embargo, el objetivo era revisar los avances.

Siguiendo el enfoque en video-selling, se brindó a los asesores refuerzo de este taller, así como una guía para comenzar a grabar sus propios videos de ventas con ayuda de Vidyard.

Etapa 2 - Acompañamiento

En este período, el equipo de Inbound Sales se concentró en dar seguimiento, retroalimentación y refuerzos a distintos temas tratados durante la primera etapa.

El enfoque estaba en que los asesores entregarán su video a partir de la guía brindada y pudiera recibir retroalimentación y sugerencias; siempre cuidando el principio de mejora continua y la integración de esta estrategia con las distintas herramientas creadas durante el proyecto, como plantillas y secuencias. 

• Desarrollo y optimización de herramientas digitales
  Además, durante todo el desarrollo del proyecto, el equipo de Hint acompañó a los Asesores para crear y optimizar sus propias herramientas de plantillas, llamadas, tareas, secuencias y documentos, varias de ellas utilizadas por primera vez. 

Resultados

• Plantillas y video 
  De comenzar con 0 plantillas de correos, se cuentan actualmente con 113 en total. Se ha visto un incremento del 1200% (4 de 52) en respuesta de contactos a las plantillas creadas por el equipo.
  
  Aunque no todas están en una secuencia todavía, esta gran herramienta por sí misma le ha ayudado a los asesores a bajar tiempos de respuesta.
  
  Éstas se crean de manera personalizada, con base en distintos temas como Licenciaturas, información sobre Becas, ayuda general para estudiantes de nuevo ingreso, etc.
  
  Dentro de algunas plantillas, sobre todo las de primer contacto, se comparte un video de presentación del asesor o el proceso de admisión. El video fue grabado con la herramienta Vidyard que ya cuenta con una integración nativa con HubSpot. Se dio el taller del uso de esta herramienta, posteriormente crearon su video y se les proporcionó retroalimentación, para que finalmente se insertaran en sus plantillas de primer contacto. Con esta estrategia se busca interactuar de manera más personalizada con el aspirante, que conozca a través de la pantalla al asesor que lo apoyará en todo su proceso.
  
  Esta estrategia nos permitió aumentar el número de clics y respuestas. Aunque no todas están en una secuencia todavía, esta gran herramienta por si misma ha ayudado a los asesores a bajar tiempos de respuesta.

• Documentos
  De solo compartir 4 documentos, se cargaron más de 60 nuevos archivos dentro de HubSpot sobre distintos temas como costos, infografías, información de becas, cartas compromiso, cotizador, guía de estudios, etc. Ahora el equipo de ventas ha compartido más de 2000 veces sus documentos cargados.
  
  

• Llamadas
  

  Se empezaron a utilizar valores para distinguir llamadas. Esta característica ayuda al equipo a catalogar cada una de las llamadas realizadas bajo ciertos resultados, llevando así un mejor registro de la calificación de prospectos y avance en las conversaciones con los mismos. 

  En la primera auditoría se tenían más de 40 llamadas registradas sin valor, después de talleres y etapa de acompañamiento este número se redujo en un 75%, lo que da al equipo mayor visibilidad acerca de este esfuerzo de ventas.

• Secuencias
  

  De no utilizar esta herramienta y comenzar desde cero, se han creado 21 secuencias, que permitió a los asesores automatizar ciertas rutas de comunicación para invertir su tiempo de una manera más eficaz y productiva. Dentro de estas secuencias se insertaron las plantillas que contenían sus videos de primer contacto. 

  Se observa un incremento del 708% en inscripciones a secuencias por parte de los Asesores. Un incremento del 447% en aperturas y un aumento del 400% en respuestas por inscripción.
  
  

Resultados después de una Habilitación de ventas

• Tiempo de respuesta
  El uso de todas estas herramientas en conjunto impacto en sobremanera en los tiempos de respuestas. Con una disminución del 67%, de septiembre de 2021 a marzo 2022 (de 12 a 4 días en respuestas cada vez más rápidas).

Gráfica tiempo promedio en contactar asesor HubSpot

    Gráfica tiempo promedio en contactar asesor HubSpot

Gráfica HubSpot del tiempo promedio en contactar

Gráfica de..................(revisar nombre)

¿Cómo ha impactado esta solución al cliente?

Recurrimos a la división Hint para recibir una capacitación en el uso de HubSpot CRM para el área de ventas. Además de que el servicio fue excelente, se prestó siempre una disposición de primera, un seguimiento puntual ante los temas a tocar y con ello se pudo detectar una mejora sustancial en el rendimiento del equipo de ventas en cuanto al uso del CRM. Completamente recomendable, un servicio espectacular.

Alan Ricardo Sámano- Universidad Anáhuac Querétaro

Testimonio

Conclusión y aprendizaje

Así fue como la Universidad Anáhuac Querétaro logró optimizar la atención brindada a sus clientes potenciales, mejorando sus resultados de venta.

Como podemos ver, HubSpot ofrece herramientas amigables para vendedores, quienes realmente encuentran valor en su uso y optimización continua. Además, se puede tener acceso a integraciones fáciles con herramientas complementarias como Vidyard y las cuales ayudan a incrementar el rendimiento del equipo.

El equipo de Anáhuac Querétaro se va con todo este aprendizaje en el uso de herramientas de Sales HubSpot, además de que cuentan con una guía donde podrán encontrar todas las capacitaciones, tutoriales, retroalimentación que se brindó al equipo, para que ante cualquier duda pueden acceder fácilmente. Estamos seguros que van a conseguir aún mejores resultados de la mano de HubSpot.

No hay duda de que la mejor manera de sacar todo el provecho a estas tecnologías, es a través de una estrategia estructurada y objetivos claros, y por su puesto, bajo el apoyo y guía de expertos en la arquitectura y metodología de desarrollo Inbound, como lo es nuestro equipo de HubSpot Certified Trainers en Hint. 

Cabe mencionar que gracias a esta estrategia no solo fuimos nominados a los HubSpot Impact Awards 2022, sino que ganamos en la categoría 2022 Product Excellence, sin duda uno de los mayores logros que hemo tenido como agencia Inbound a lo largo de este año.

Así como la Universidad Anáhuac Querétaro logró optimizar la atención brindada a sus clientes potenciales, mejorando sus resultados de venta, tu empresa también podría lograrlo.

¿Te gustaría ser el siguiente caso de éxito con Inbound Sales?