Cómo hacer una migración exitosa de CRM dentro de tu organización

En este blog te hablaremos de la conferencia “Case Study: Making the big switch - The blueprint to adopting a new CRM across your organization” (2021) impartida por los conferencistas Frank Loughan y Kari Fairbank, donde aprendimos algunos puntos necesarios para una migración de CRM exitosa.

1) Cómo se visualiza una empresa y su tecnología antes de una migración 

Es común que cuando trabajas con solo un CRM por tanto tiempo sientas que todas tus operaciones dependen de él.

Hay empresas que incluso duran hasta 10 años con el mismo CRM y a pesar de que sus necesidades ya no son satisfechas les es difícil adoptar un cambio pues regularmente piensan que migrar a otro CRM puede ser desastroso y complicado. 

Lo que no se dan cuenta es que mientras más sigan con un CRM que ya no les es útil, el caos no tarda en suceder. Este fue el caso de ARC Document Solutions, que utilizaba Salesforce como su CRM pero empezaban a preocuparse porque el sistema se hacía cada vez más desorganizado y difícil de trabajar con él.

¿Cómo podrían migrar de Salesforce a un mejor CRM sin arriesgar su información?

2) Consideraciones a tomar al migrar de CRM

Primero deberías preguntarte si la migración de tu CRM se alinea con tus objetivos comerciales. 

Para que toda la empresa participe, debes asegurarte de haber especificado por qué migrar  CRM será lo mejor. En casos como el de ARC, no es difícil convencer a tu equipo de que este cambio es esencial, pues los resultados favorables ya no son tan constantes y el trabajar con él se vuelve frustrante.

Debes considerar el impacto que esto tendrá en tus equipos de ventas y marketing pues el cambio será mayor para ellos. 

Comienza a comprender estos obstáculos y descubre la mejor manera de aliviar estas preocupaciones. Recuerda que este proceso afecta a toda tu organización por lo que evidentemente habrá muchas preocupaciones y dudas.  Sin embargo no tiene porqué ser un ajuste difícil.

3) De Salesforce a HubSpot

Como mencionamos anteriormente, la base de datos de ARC Document Solutions estaba pidiendo ayuda a gritos, cada vez era más la información que entraba sin embargo era más la que no se organizaba. Trabajar en ese sistema se complicaba para su adopción interna.

Buscaron otros CRM, pero no había ninguno que se adjudicara a sus objetivos. Probaron juntar más de uno, pero era volver al problema inicial: toda la información se volvía caos.

Fuente tomada de: “Case Study: Making the big switch - The blueprint to adopting a new CRM across your organization” (2021)

Se dieron cuenta que necesitaban un sistema que trabajara para ellos, no uno en el que ellos trabajaran para el.

Entonces encontraron el CRM de HubSpot, donde cada característica se alineaba a los objetivos de su negocio, y no tuvieron problema en adaptarse a él. 

• Resultado de la migración de Salesforce a HubSpot:
• Adopción del usuario al 100%.
• Información limpia. El resultado de un nuevo comienzo.
• Paneles de control diarios y semanales e informes instantáneos de KPIs.
• La adquisición de nuevos negocios pasó de 12 millones a 28 millones interanual.
• Esfuerzo de marketing integrado de alta eficiencia en un solo sistema.
• Equipo ejecutivo muy práctico.
• HubSpot lo ha hecho divertido y fácil para sus empleados.

4) Prepárate mejor con una timeline

Facilita el proceso estableciendo un timeline con plazos claros y flexibles. Establezca metas a corto y largo plazo y, si no las cumples no te preocupes, adáptate y fija otras nuevas. 

Fuente tomada de: “Case Study: Making the big switch - The blueprint to adopting a new CRM across your organization” (2021)

Una vez planeado tu timeline con fechas clave, analiza y revisa lo que tiene sentido y lo que no. 

Ten en cuenta que no es un proceso que deseas prolongar demasiado, por lo que responsabilizar a las personas por el cumplimiento de los plazos ayudará a garantizar que se alcance la fecha de finalización prevista. 

Sin embargo sé paciente con tu equipo pues tampoco querrás abrumarnos con la carga de trabajo.

5) Milestones durante el proceso de investigación de migración 

Como lo planteó ARC, un CRM debe trabajar para nosotros, debemos ser inteligentes a la hora de adquirir uno, puedes que te encuentres con miles de sistemas que incluso te harán dudar sobre cúal es el mejor CRM para tu negocio, pero la verdad no existe el mejor CRM pero si existe el ideal para tu equipo. 

Algunos de nuestros consejos para encontrar un CRM para tu empresa son:

• Investiga quienes son los CRM líderes.
• Comunícate constantemente con tu equipo para estar en sintonía.
• Adopta e impulsa el cambio, no tengas miedo.
• Haz una lista de puntos a favor y en contra por cada uno.
• ¡Obtén referencias! ¡Encuentra casos de éxito!
• Si tiene una prueba gratuita... ¡Úsala!

6) Recomendaciones y buenas prácticas para una migración de gran magnitud 

Es indispensable que cuando se trate de una migración de un tamaño considerable te tomes tu tiempo y pienses que todo tu equipo se está ajustando a los cambios.

La capacitación puede ser exhaustiva, por ello debe adaptarse a cada departamento, introduciendo a las partes clave a la plataforma y haciéndolos sentir cómodos con ella. 

HubSpot es increíblemente intuitivo y fácil de usar, lo que facilita mucho esta parte. La capacitación también debe tener como objetivo capacitar a los usuarios clave con los recursos y las mejores prácticas para lanzar campañas de manera rápida y efectiva.

7) Proceso de adopción y onboarding al nuevo sistema

Pocas empresas tienen los recursos internos y la experiencia para implementar todas las fases anteriores por su cuenta. Pero siempre hay alternativas.

Pueden solicitar ayuda directamente de HubSpot, recibiendo las mejores prácticas y el diseño general de la solución de la mano del gigante del software. O bien, pueden recurrir a una agencia asociada y certificada por HubSpot como nosotros. 

Una migración dirigida por socios de HubSpot es muy favorable, ya que podemos ofrecerte un soporte más completo, personalizado y con experiencia especializada.